Gli eventi rappresentano una particolare modalità di comunicazione, che consente il contatto diretto con il pubblico di riferimento (acquirenti, consumatori, stakkeholders, opinion leader, clienti attuali e potenziali, giornalisti, ecc.), trasmettendo in maniera innovativa messaggi e valori legati al brand promotore.
Sono una leva importante e strategica nell’ambito di un piano di comunicazione integrata, che consente di perseguire gli obiettivi che ci si pone, instaurando una relazione face to face con il proprio target. La loro peculiarità, quindi, sta proprio nel contatto diretto che si viene a instaurare tra il soggetto promotore e l’audience: messaggi e valori vengono comunicati senza filtri né intermediazioni, stimolandone la facilità di trasmissione nonché la comprensione e la fruibilità.
Per essere efficaci, quindi, devono agire in maniera sinergica alle altre leve attivate in un piano di comunicazione integrato e strategico, condividendone tone of voice e lessico, così da veicolare l’immagine aziendale nel migliore dei modi e nella maniera più coerente e fedele possibile.
L’organizzazione di un evento, pertanto, implica l’applicazione di determinati criteri gestionali, che ne consentano la perfetta riuscita in termini di coinvolgimento del target, trasmissione di messaggi e prassi procedurale. Si potrebbe quasi parlare di scienza esatta, dove nulla è lasciato al caso e ogni dettaglio contribuisce in maniera fondamentale alla perfetta riuscita dell’iniziativa. Location, format evento, scenografia, individuazione del budget e rispetto del medesimo, entertainment, ecc. sono tutti elementi che definiscono un evento nella sua essenza e nel suo successo.
Si tratta di caratteristiche che vedono coinvolte numerose professionalità, ognuna con il suo ruolo, nonché molteplici fornitori, chiamati a contribuire con la loro funzione e la loro esperienza alla perfetta riuscita dell’iniziativa.
In particolare, focalizzando l’attenzione sull’aspetto legato alla scenografia dell’evento e al format scelto, essenziale è il contributo offerto dalle apparecchiature audiovisive, che vanno a definire e costruire la cattedrale audio, video e luci dell’iniziativa e il ruolo svolto dal fornitore di apparecchiature audiovisive.
Che cosa si intende per apparecchiature audiovisive? Chi è il fornitore di apparecchiature audiovisive e che funzione svolge? Come contribuiscono alla riuscita di un evento? Come scegliere il miglior fornitore di apparecchiature audiovisive a cui affidare questo servizio? A queste e molte altre domande ancora cercheremo di rispondere in questo articolo.
Innanzitutto, per apparecchiature audiovisive si intendono strumentazioni ad alto contenuto tecnologico, che definiscono l’allestimento audio, video e luci necessario per realizzare un evento.
Individuata una location, infatti, essa va corredata di tutti quegli strumenti utili a illuminarla, enfatizzarla nel suo aspetto, sottolinearne determinati aspetti con la luce, creare effetti luminosi, ma anche per consentire proiezioni video di spot, immagini, filmati, ecc. e riprodurre effetti sonori, diffondere l’audio: in altre parole, creare il contesto perfetto per un’esperienza multisensoriale.
Il fornitore di apparecchiature audiovisive è colui che svolge professionalmente l’attività di noleggio di queste strumentazioni ad alto contenuto tecnologico.
Si tratta, pertanto, di una figura costantemente aggiornata sulle nuove tendenze in materia audio video e luci, che innova e sperimenta, ricercando soluzioni sempre più performanti, che garantiscono l’effetto wow del tuo evento. Il fornitore di apparecchiature audiovisive potrebbe essere definito un architetto del suono, delle luci e del video: è colui che personalizza di volta in volta la dotazione tecnologica necessaria per organizzare un’iniziativa dall’elevato valore aggiunto.
Ruolo e funzione di un fornitore di apparecchiature audiovisive
L’allestimento audio, video e luci gioca un ruolo fondamentale nella perfetta riuscita di un’iniziativa in quanto contribuisce in maniera ineguagliabile a creare la giusta atmosfera in cui accogliere il pubblico per attimi di vissuto speciali.
Scegliere il giusto fornitore di apparecchiature audiovisive, quindi, è molto importante in termini strategici (raggiungimento degli obiettivi preposti con l’evento) e operativi (un partner professionale su cui poter fare affidamento).
Il fornitore di apparecchiature audiovisive sta dietro le quinte di un evento e contribuisce alla perfetta riuscita dello stesso. Con tocco estetico e precisione millimetrica elabora la soluzione di allestimento multimediale che meglio realizza il concept dell’evento, valorizzando la location e coinvolgendo il pubblico.
Lavora in maniera sinergica con le altre figure coinvolte (organizzatore dell’evento, referente della location, responsabile catering, cast artistico, ecc.), coordinando la sua presenza e la sua funzione con quelle degli altri soggetti operativi.
Nel dettaglio:
- Si coordina in fase di progettazione dell’iniziativa con l’organizzatore e il responsabile della location per
- studiare la migliore proposta possibile di allestimento multimediale
- declinare il concept dell’evento nel pieno rispetto della location e delle normative previste
- confrontarsi con il cast artistico (se l’iniziativa prevede uno spettacolo o, comunque, attimi di intrattenimento scenico e/o musicale), così da garantire la perfetta dotazione tecnologica per la realizzazione dell’entertainment in programma.
- Nel corso dell’allestimento, si coordina con gli altri fornitori (catering, arredo, allestimenti scenici particolari, ecc.) per
- programmare una logistica tale che consenta a tutti di prendere posizione in maniera fluida e funzionale, evitando intoppi e ritardi.
- In fase di evento, supervisiona i lavori per
- garantire il perfetto funzionamento di quanto installato
- garantire tempestività di intervento in caso di imprevisti.
- A conclusione dell’iniziativa, procede con il disallestimento delle attrezzature audiovisive fornite e al rientro in sede dei materiali.
Il fornitore di apparecchiature audiovisive è una figura professionale a tuttotondo: deve avere senso estetico; deve essere creativo così da proporre soluzioni innovative, che meravigliano; deve possedere nozioni tecnologiche; deve conoscere le procedure e le normative nonché le pratiche burocratiche e/o i permessi necessari per allestire le strumentazioni messe a disposizione; deve avere capacità organizzativa e saper gestire il tempo e le persone; deve essere leader, ma, al tempo stesso, saper lavorare in gruppo.
L’operatività di un fornitore di apparecchiature audiovisive spazia in numerosi settori di applicazione: egli può lavorare in ambito fieristico così come offrire la sua professionalità per l’organizzazione di congressi, meeting aziendali, spettacoli e manifestazioni di ogni genere (culturale, sportivo, musicale, teatrale, ecc.).
A cosa provvede materialmente un fornitore di apparecchiature audiovisive?
Un fornitore di apparecchiature audiovisive può offrire il servizio di noleggio delle singole strumentazioni tecnologiche così come un servizio pianificato e integrato, che contempla molteplici leve, per così dire software, come regia, riprese video, trasmissione dell’evento, diretta streaming, assistenza tecnica qualificata, ecc.
Da un punto di vista hardware, ossia di fornitura di singole apparecchiature audiovisive, esse possono essere di svariato tipo. A titolo non esaustivo, le strumentazioni che può mettere a disposizione sono:
- videoproiettori multimediali professionali ad alta luminosità,
- proiettori professionali per grandi schermi,
- monitor al plasma o LCD multimediali professionali di grande formato,
- videowall,
- ledwall,
- maxischermi modulari,
- telecamere professionali HD per riprese video,
- lettori multimediali e sistemi di registrazione professionali,
- sistemi di videoconferenza,
- impianti di amplificazione sonora,
- poster led,
- digital signage,
- sistemi evac,
- sistemi microfonici a filo e wireless,
- impianti di illuminazione,
- sistemi di ripresa audio-video con telecamere professionali.
A corollario del noleggio, il fornitore di apparecchiature audiovisive offre assistenza tecnica da parte di uno staff altamente qualificato così da garantire il perfetto funzionamento di simili strumentazioni dall’elevato valore tecnologico.
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